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2015年7月28日 (火)

出荷事務の責任者(事務長)になって   ~ 心をつなぐ一本の糸! ~

 今年2月の三芳の総会で出荷事務の責任者に選ばれ、早いもので5ヶ月になります。この係になったのは2回目。前回はもう6年くらい前になるでしょうか。しかし、たったそれだけの間にずいぶん変わったな~と感じました。それは宅急便会員の方が増えたという事です。グループ(イ・ロ・ハ・ニ・ホ・…)も増え、どのグループが毎週なのか、隔週なのか、また少量セットなのかがわからなくなってきました。そして、留守などで発送を止める場合、送り先や時間指定の変更、また隔週の方の特注の関係など、頭の中が混乱してきます。

 自分で言うのもおかしいですが、出荷事務はいわば「三芳のブレイン(頭脳)集団?」であり、特に火曜・木曜・土曜の野菜配分担当者に任命(こんな偉そうでもないが…)されると、自分が野菜の出荷を休みたくても出荷場に行かなくてはなりません。ですから、はっきり言って受けたくはない係の一つといえます。もちろんパソコンに不慣れの人では、配分に時間がかかってしまい、いつになっても荷物が出来ず、トラックが出発できませんので、実際にはそこに選ばれるメンバーはかなりしぼられています。とはいえ、お願いする側である私もかなり悩みます。ちなみに、現在の配分担当は…と言いたいところですが、この長雨で野菜が少ないこの時期に個人的に色々と言われてもかわいそうですので伏せておきます。ただ、知りたい方は3月頃にお配りした三芳だよりの裏をご覧ください。また出荷事務には他に、特注係、そして宅急便係がいます。皆、それぞれ協力しながら頑張っています。

しかし一つ気になる事が…。それは歳をとると体だけでなく、頭も弱ってくるという事です。私もずっと若いと言われ続けて15年。確かにグループの中では元気な方かもしれませんが、やはり歳には勝てなくなってきました。出荷日当日の私の仕事は、まず「留守番電話」「ファックス」「メール」をチェックして各担当に指示を出したり、また会員の方に連絡をとる事です。特にクレームの対応は気を使います。「出荷検討」という品質に関する係があり、そこと連携して対応します。しかしそこに新たな電話…電話を切った後「今、俺何をしてたっけ?」という感じ(冷汗)。そういう時は周囲から「事務長がポンコツじゃあね~!」と声援(?)があります。負けずに私も他の人に反撃したりします。事務所内では「ポンコツ」という声が飛び交っています。

また、三芳では毎月生産者全員が集まっての会議があります。そこでは各係からの会計収支の発表や活動報告、そして様々な問題について取り上げて皆で議論します。しかし夜7時前後から行うため、みんな仕事疲れが出てしまいます。5月頃の会議だったでしょうか…議長が皆に「賛成の方は挙手願います!」といっても手が挙がりません。「賛成の人はいないんですか?」という議長の再度の問いに対して「手を挙げたくても、肩が挙がらないんだよ~」という先輩の声に思わず吹き出しそうになりました。冗談のような本当の話です。まあ、皆それぞれ弱ってきてはいますが、適材適所で頑張っていますので、食べる会の皆様も負けないように頑張ってください。

事務の話に戻りますが、時々ファックスがうまく届いていなかったり、留守電等もそうですが名無しのゴンベイの場合があります。しかも電話番号非通知だとほぼお手上げ!ファックスも裏返しで、会員の方の機密メモ情報が三芳にファックスされてくる時もあります(笑)。そういう緊急時は、出荷事務全員で協力してその暗号を解読します。それでもダメな場合はあきらめますが、忘れた頃に「ファックスしたのにどうしたの?しっかりやってよ!」と、お怒りの電話があったりします。しかしそこはグッと我慢して、笑顔(相手には見えませんが)で応対。実は、そういう接客応対能力が出荷事務として一番重要だったりします。やはり人間がする事ですから間違いはつきもの。そしてポンコツ化の進行は何も三芳のメンバーだけではないでしょうから(笑)。これからも共に頑張ってまいりましょう。

とはいえ、謝り担当である私は、気付くといつも電話に向かって謝っています。しかし、そこで色々と言われる事の中には、これから三芳が取り組むべき課題やそれを解くヒントが隠されていたりします。三芳、そして自分の欠点なんて、言われないとなかなかわからないもの。そして直接お会いして話をする機会も減っている今日、実はその一本の電話がその溝を埋める重要な役割を果たしているのかもしれません。私も久しぶりに電話で会員の方の声を耳にしたりすると、つい忙しいのも忘れて話し込んでしまい、仲間から注意される事もありますが、そういう事も大切なのかなと感じます。この係は忙しいですが、やりがいはあります。各会員の皆さんとつながっている一本一本の糸が切れないよう、また皆さんからの大切な声を、これからも会の運営に活かしていきたいと思います。

生産者番号 56番 八代弘樹


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